Gérer un rapport au temps différent du sien

Old clock close up view

L’un des plus grands défis lorsque l’on travaille dans un contexte interculturel est sans aucun doute le rapport au temps, qui peut être très variable selon la culture.

D’après Edward T. Hall, chaque culture a «ses propres cadres temporels à l’intérieur desquels fonctionnent des modèles qui lui sont particuliers». Transmission des informations, chaîne d’actions, gestion de l’urgence, sens du délai, perception du passé, présent, futur, les rythmes ne sont pas les mêmes aux 4 coins du globe. On les appelle alors rythmes polychroniques ou monochroniques.

Pour les sociétés monochroniques où l’environnement de travail est très structuré par rapport au temps, l’interaction avec des sociétés polychroniques, où la gestion du temps est plus flexible, peut s’avérer difficile. Il n’est pas rare que les premières se sentent frustrées par ce qu’elles perçoivent alors comme un mépris des délais à respecter alors qu’à l’inverse les autres seront irritées par la rigidité des délais qui leur sont imposés.

Bien des malentendus et des conflits pourraient être évités si chacun avait conscience de ces différences fondamentales tout simplement liées à la culture. Et s’il n’existe pas de solution généraliste à ce défi, il est néanmoins possible de valoriser l’interaction entre les cultures au sein d’une entreprise à condition de savoir se remettre en question.

Tout d’abord, en tant qu’individu conscient (car oui vous l’êtes désormais) de l’existence d’un rapport au temps différent selon les cultures, il vous incombe de chercher à comprendre à qui vous avez affaire. Car penser que vous pourrez changer la personne que vous avez face à vous est illusoire. Il vous revient donc la tâche d’orchestrer la collaboration en tenant compte des différences interculturelles et en vous adaptant à votre interlocuteur.

Pour un Allemand par exemple, une réunion commence à une heure précise et se termine à une heure précise. Si vous êtes en retard, non seulement on commencera la réunion sans vous, mais vous n’aurez aucune excuse. En France, où nous avons un rythme plus polychronique, il n’est pas rare qu’une réunion débute lorsque tous les participants sont arrivés, et il n’est pas rare non plus que l’horaire de fin dépasse un peu de ce qui avait été convenu.

Déterminer tout d’abord comment se construit la relation
Qu’est-ce qui prime dans le processus de socialisation et de développement de la confiance de votre interlocuteur ? Pour les cultures comme l’Allemagne, la norme dominante est de minimiser l’échange d’informations d’ordre personnel ou l’établissement de relations au préalable, et de donner la priorité à la tâche à accomplir. Cela renforce la confiance et créé davantage d’opportunités pour le développement des relations.

A l’inverse, pour les cultures qui privilégient la relation, comme certains pays du Moyen-Orient, c’est de la qualité de celle-ci que découlera la mise en œuvre d’actions et de décisions. Le temps consacré à construire une relation est ici primordial.


Anticiper plusieurs scenarii
Il a été prouvé à maintes reprises que les équipes multiculturelles qui prennent le temps d’anticiper différentes situations sont plus à même de répondre de manière culturellement intelligente lorsque les scenarii hypothétiques se présentent dans la réalité.

Des équipes composées d’individus polychroniques et monochroniques, représentant deux points de vue sur le temps et l’objectif global, seront plus susceptibles de trouver des solutions créatives et culturellement intelligentes. En valorisant ainsi la diversité de votre équipe vous serez en mesure de gérer les situations interculturelles qui se présenteront.
Imaginons par exemple, l’un de vos clients passe commande de matériel nécessitant une phase de production et d’assemblage. Il souhaite être livré d’ici la fin du premier trimestre. Ce produit sera fabriqué dans l’une de vos usines située à l’étranger. Or, il se trouve que vous rencontrez systématiquement des problèmes liés au délais de production dans cette usine. Que pouvez-vous faire pour assurer le respect des délais sachant que le client ne tolérera aucun retard ?

Anticiper la gestion du temps
«Tout seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin» proverbe africain. Le travail en équipes, multiculturelles de surcroît, exigera plus de travail, plus d’effort, et plus de patience. Il est donc impératif d’en avoir conscience et de s’y préparer. Nous avons vu que pour anticiper des situations imprévues, la collaboration interculturelle apportaient des réponses culturellement intelligentes.

Il en va de même pour la mise en œuvre de projets. Une équipe diversifiée répondra aux différentes approches en terme de planning et de délais avec plus succès que si vous tentez d’imposer un même calendrier à tous les acteurs issus de cultures différentes.


Parler la «langue de délai» de son interlocuteur
L’un des tests les plus tangibles de votre intelligence interculturelle est de savoir si vous pouvez décrire l’urgence d’un projet d’une manière qui résonne pour l’autre partie. Pour les cultures monochroniques (importance de la ponctualité et des délais), les informer simplement que vous avez un délai ferme s’avère suffisant. En revanche, pour les cultures polychroniques, pour lesquelles la notion de délais est assez aléatoire, il sera nécessaire de décrire avec précision quelles seraient les conséquences pour vous tous et pour l’entreprise si le délai n’était pas respecté.


Faire des vérifications régulières
Il ne s’agit pas là de micro-management mais en réalité d’obtenir une vue précise sur le déroulement d’un projet. Des retards se produisent parfois tout simplement parce que notre interlocuteur n’a pas une vue claire et précise de ce qu’il est censé faire à l’instant T. Dans certaines cultures, dire clairement qu’on ne sait pas ne se fait pas. Soit vous savez décrypter le langage non verbal de votre interlocuteur et vous comprenez immédiatement que les actions ont besoin d’être re-précisées, soit vous vous assurez régulièrement que le projet est sur la bonne voie. Prévoir des étapes supplémentaires à ce qui aurait été planifié si le projet n’avait été géré que par des personnes d’une seule et même culture est également une bonne option.

Évidemment, il est important de rappeler qu’il serait imprudent de mettre tout un chacun dans des cases bien définies. Les caractéristiques interculturelles qui ont été mises en exergue servent de point de référence mais il ne faut pas oublier de tenir compte des éléments mêmes qui composent la culturalité d’un individu tels que l’héritage familial ou la culture d’entreprise pour n’en citer que deux.

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